Cosa si aspetta il paziente oggi da uno studio odontoiatrico, dalla ricerca del dottore, all’accoglienza in studio.

La Digital Patient Experience: dove eravamo rimasti

Nel precedente articolo di questa serie abbiamo raccontato quali saranno le prossime sfide per lo studio dentistico e abbiamo introdotto il concetto di Digital Patient Experience.

Oggi continueremo questo discorso, spiegando non solo più nel dettaglio che cos’è la Digital Patient Experience e quali sono i suoi vantaggi, ma articolando tutto il percorso che va dalla ricerca di un appuntamento da parte del paziente fino all’accettazione in studio. In modo da fornirvi gli strumenti teorici e pratici per poter applicare alla vostra attività la Digital Patient Experience.

Perché è importante per lo studio moderno?

Il paziente è e deve essere il punto focale di uno studio. La relazione medico-paziente diventa allora fondamentale come base del successo della propria attività.

In più, con un incremento del 119% nell’adozione dei canali digitali negli ultimi nove mesi del 2020, la trasformazione digitale diventa la soluzione più pratica per adattarsi agli scenari moderni e soprattutto per ridurre i costi legati all’attività dello studio. 

La Digital Patient Experience coniuga questi due punti, digitalizzando l’intera esperienza del paziente e la sua relazione con il medico-odontoiatra, efficientando allo stesso tempo le attività dello studio.

DPE: dalla ricerca del dottore all’accoglienza in studio

La Digital Patient Experience è divisa in 4 fasi distinte:

1. Dalla ricerca online all’accoglienza in studio
2. Dalla prima visita alla videovisita
3. Il ciclo di cura
4. Il check-out e la visita di controllo

In questo articolo andremo ad articolare la prima fase, parlando di tutti i passi necessari per metterla in pratica nello studio. Nello specifico parleremo di:

• Ricerca di un nuovo dottore
• Prenotazione Online
• Accettazione automatizzata

La ricerca di un nuovo dottore

Il primo passo: la presenza su Google

Il primo passo della Digital Patient Experience è la ricerca online di un dottore da parte del paziente sui motori di ricerca. I dati infatti confermano come l’84% di coloro che non hanno ancora preso un appuntamento online dal medico programmano di farlo nel prossimo futuro.

Se parliamo invece della situazione attuale, secondo una ricerca del Politecnico di Milano, in Italia circa il 48% dei pazienti cerca un dottore online e il 23% prenota direttamente una visita online.

Abbiamo quindi un bacino molto ampio e in forte crescita di persone che vogliono determinate modalità di interazione con lo studio e che fanno forte uso delle tecnologie di comunicazione moderne.

Come rendiamo il nostro studio visibile su Google, in modo che potenziali nuovi pazienti e anche pazienti attuali trovino informazioni sul nostro studio?

Dobbiamo creare per lo studio una scheda Google MyBusiness, che permette di migliorare la visibilità nei casi in cui un paziente cerchi direttamente il nostro studio o nel caso in cui un paziente cerchi informazioni su uno studio nella zona in cui si trova.

La forza delle recensioni

Un profilo Google MyBusiness ci permette di dare più visibilità allo studio, ma non assicura la presenza costante tra le prime posizioni del motore di ricerca. 

Infatti, il 75% degli utenti su internet tende a fermarsi solo sulla prima pagina dei risultati. Diventa quindi essenziale comparire tra le prime posizioni, per evitare di ‘sparire’ agli occhi dei pazienti.

Come facciamo allora, una volta impostato il profilo, ad aumentarne l’efficacia? Grazie alle recensioni lasciate sulla scheda Google MyBusiness da parte dei nostri pazienti.

Ottenere recensioni da parte dei pazienti però è un’attività che occupa molto tempo. 

In questo video ti facciamo vedere come automatizzare la richiesta di recensioni, scalando facilmente posizioni su Google senza muovere un dito.

La prenotazione di una visita

Il secondo passo della Digital Patient Experience è quello della prenotazione di una visita. Dopo aver cercato online uno studio, infatti, il paziente ha bisogno di prenotare un appuntamento. Solitamente la procedura consiste nel chiamare la segreteria dello studio e fissare telefonicamente data e ora.

La trasformazione digitale del proprio studio è un passo ancora lontano per molti professionisti: la gestione delle prenotazioni viene effettuata tradizionalmente per telefono. Tuttavia, quest’attività potrebbe essere svolta diversamente, restituendo tempo alla segreteria per altre attività. 

Come? Semplicemente permettendo al paziente di prenotare online. I sistemi di Prenotazione Online infatti:

• Fanno risparmiare ore per la reception nella gestione degli appuntamenti e dell’agenda.
• Permettono di tracciare meglio il profilo del tuo potenziale paziente.
• Aumentano il margine di guadagno, lasciando la segreteria ‘aperta’ 24 / 7.
• eliminano le attese nei confronti del paziente (cancellando il “collo di bottiglia” dato dal rallentamento negli scambi con lo studio).

È dimostrato come l’attività dello studio migliori grazie all’utilizzo della Prenotazione Online, con un aumento delle visite che raggiunge il 12% in solo una settimana e con una riduzione delle chiamate in entrata in segreteria del 35%!

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L’accettazione automatica

L’ultimo passo della prima fase della Digital Patient Experience è l’accettazione automatica del paziente in studio. Di che cosa parliamo esattamente? È semplicemente l’intero processo di accoglienza del paziente, dall’arrivo in studio alla firma dei documenti obbligatori fino all’attesa prima della visita, automatizzato e digitalizzato.

Grazie all’accettazione automatica, le frizioni vengono ridotte al minimo, migliorando l’intera esperienza del paziente ed incrementando notevolmente l’efficienza dello studio.

L’accettazione automatica agisce in 2 modi:

1.  va a ridurre il numero di processi necessari per completare l’accoglienza in studio di un paziente, riducendo di conseguenza il tempo speso dalla segreteria per gestire ogni appuntamento. Questo risparmio per uno studio di medie dimensioni è quantificabile nell’ordine di 600 ore all’anno.
2. Elimina completamente il bisogno di carta stampata nel processo di accettazione, comportando un risparmio annuo di circa 3.500€.

Come funziona esattamente l’accettazione automatica?

Per implementare al meglio l’accettazione sono necessari 2 strumenti: la Prenotazione Online di AlfaDocs e la FOCA (Firma On-Click Automatica).

La FOCA è un sistema di Firma Elettronica Avanzata unico nel suo genere sviluppato da AlfaDocs, che permette al tuo studio di far firmare e compilare ai pazienti tutti i documenti legati all’accettazione (e non solo!) in digitale, da qualsiasi dispositivo, sia che il paziente sia in studio che sul divano di casa propria, in completa autonomia e con piena valenza legale.

Questo significa che il paziente, una volta fissato l’appuntamento, potrà firmare tutti i documenti dell’accettazione ancora prima di arrivare in studio, senza che la segreteria alzi un dito per tutto il processo di accettazione.

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