Dental Marketing Arena

Uno spazio in cui cerchiamo di fornire esempi che rappresentano il nostro approccio al marketing odontoiatrico. Approfondimenti di strategie basate su contenuti con un focus specifico: valori clinici, tecnologici o di servizio dello studio o del professionista.

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Il Software gestionale è un tassello fondamentale all’interno di un moderno Studio odontoiatrico poiché al suo interno confluiscono differenti funzioni e commodities oltre ad una serie di informazioni che riguardano:

• storico e percorso clinico del paziente;
• dati anagrafici;
• gestione degli appuntamenti;
• documenti relativi dell’amministrazione dello studio;
• approvvigionamento di materiali;

Queste sono solo alcune delle funzioni che comprendono un moderno gestionale e che consentono la condivisione di informazioni a 360° tra personale operativo e staff amministrativo.

Perché oggi è necessario dover adottare un gestionale?

Lo Studio dentistico è divenuto soprattutto nell’ultimo decennio una realtà molto più dinamica e complessa rispetto a qualche anno fa, quando il gestionale poteva essere considerato, ma non necessariamente adottato.

Tempi più complessi e un crescente bisogno di mantenere un overview chiara e consultabile dei diversi aspetti di uno Studio dentistico rende l’adozione di un software gestionale oggigiorno irrinunciabile per qualsiasi odontoiatra. Uno Strumento per valutare in modo chiaro l’andamento macro e micro dello Studio, individuare eventuali criticità e risolverle.

Il Software più Giusto? Dipende da che Odontoiatra sei.

Per questa serie di ragioni complesse è importante scegliere il giusto gestionale che disponga di un’interfaccia utente funzionale, chiara e intuitiva, ma soprattutto che svolga le funzioni che ci si aspetta e anche quelle che invece rappresentano un vero e proprio tratto peculiare, un tratto distintivo che risponde ad una (meglio se più) specifiche esigenze di Studio.

Ma come sceglierlo?

Noi di Marketing Therapy abbiamo messo a confronto diversi gestionali al fine di aiutarti a riconoscere le tue esigenze e scegliere il software gestionale più indicato per te e per il futuro del tuo Studio!

OrisDent: gestione a 360° del tuo Studio Dentistico.

Per quanto concerne le informazioni riguardo i servizi e le funzioni di OrisDent ringraziamo Roberta Maggi, Marketing Manager presso OrisLine, per il contributo che ci ha fornito in una overview dettagliata sul software.

“OrisDent, presente nel campo dei gestionali per Studi dentistici da oltre 20 anni è oggi u software capace di rispondere alle complesse esigenze dell’odontoiatra sotto l’aspetto clinico, contabile e amministrativo.

 La funzione gestionale viene affiancata alle funzioni pensate per assolvere a tutti gli adempimenti richiesti dalle normative vigenti: l’invio delle spese sanitarie al sistema TS, gli ISA (indici sintetici di affidabilità), i requisiti GDPR per la Privacy e la tutela dei dati dei pazienti.

Inoltre, OrisDent prevede integrazioni relative ai protocolli di sicurezza Covid-19, per il consenso e il Triage, per la gestione degli accessi contingentati con la notifica SMS e il controllo dei tempi di sanificazione delle poltrone.

Il modulo Business Monitor permette inoltre di analizzare rapidamente i propri dati e monitorare l’andamento dello Studio, per intervenire laddove ci siano margini di miglioramento. Infine, per semplificare l’apprendimento e l’impiego di tutte le potenzialità di OrsiDent, è possibile collegarsi ad una Academy per la formazione non solo del medico, ma anche di tutto il personale.”.

Dental Opera: intuitività, ergonomia comunicazione trasparente.

Per la parte riguardante Dental Opera ringraziamo Claudia Fonelli business developer e Paolo Carlet Founder & CEO, che ci hanno spiegato l’idea dietro la creazione di Dental Opera e le commodities:

“Dental Opera è un software gestionale frutto della mia esperienza diretta [Carlet]: da odontoiatra non riuscivo a trovare un software che soddisfacesse le mie esigenze in termini di ergonomia, semplicità e che riuscisse a stare al passo con le tempistiche spesso frenetiche di uno Studio odontoiatrico, restando intuitivo.

Dental Opera è tutto questo e molto di più. Il nostro software non dialoga o semplifica solo la gestione di studio prevedendo macro aree quali: Area Clinica, Amministrativa, di Marketing e quella Commerciale. Ma anche una dashboard chiara sull’andamento dello Studio e tecnologia paperless per ridurre il consumo di carta.

Dal lato paziente l’odontogramma è il cuore di Dental Opera, poiché saper comunicare al paziente il piano di cura è per noi fondamentale! Tornati a casa dallo studio, spesso i pazienti non capiscono il preventivo e potrebbero non comprendere a fondo il valore dei trattamenti di un determinato piano.

Dental Opera, tramite l’odontogramma consente di effettuare preventivi comprensibili e trasparenti. Elementi che secondo noi qualificano la professionalità di uno Studio moderno.”.

ALFA DOCS: Automazione, efficienza e comunicazione col paziente ai massimi livelli.

 In questa comparativa sui gestionali abbiamo intervistato per Alfa Docs il CEO Fabian Zolk Co-Fondatore e Amministratore delegato, Andrea Soncin Responsabile Soluzioni Digitali e Raffaele Taglialatela Business Development Manager, che ci hanno illustrato il concept user dietro cui è stato realizzato questo software gestionale che si è ritagliato una fetta di mercato significativa in Europa e in Italia.

“Ogni dottore vorrebbe uno studio completamente efficiente, che segua ogni paziente al 100%. Spesso però non bastano le proprie forze e in seguito alla pandemia di COVID, per altro, gli ostacoli all’efficienza dello studio sono aumentati, mentre i pazienti si sono scoperti sempre più vicini al digitale.

Per questa ragione Alfa Docs ha puntato su un aspetto che sta definendo il rapporto medico-paziente all’interno dell’odontoiatria: la comunicazione. La comunicazione personalizzata con il paziente è uno strumento di fidelizzazione determinante.

grazie all’automazione e all’assistenza gratuita del nostro team di esperti, che forma tutto lo staff dello studio è possibile raggiungere eccellenti livelli di automazione dei “flussi di lavoro”, impostando una sola volta la comunicazione automatica per tutto il vostro bacino di pazienti e la frequenza annua di visite media per paziente aumenta del 20%.

Il software sviluppato da Alfa Docs è stato appositamente creato per gestire strutture complesse, modellando le procedure interne allo studio in maniera veloce e intuitiva. Inoltre, l’organizzazione interna dello studio dentistico, viene ottimizzata grazie alla totale presenza del software in cloud che consente di delegare anche responsabilità connesse ad adempimenti burocratici di vario tipo, offrendo così un supporto concreto ed evidente al dottore e all’intero studio dentistico,”.  

Software gestionali – La parola agli esperti

Abbiamo chiesto a Toshiro Savoia Dental Business Coach, formatore in ambito di gestione delle strutture odontoiatriche con focus su gestione della segreteria, formatore e coach certificato alla Scuola Europea di Coaching e docente corso ASO, di offrirci il suo punto di vista sul gestionale e sul percorso migliore per effettuare una scelta centrata e consapevole in base alle prerogative del proprio studio dentistico.

“Il Software Giusto Non Esiste!In quasi dieci anni di attività lavorativa a stretto contatto con le segreterie odontoiatriche di tutta Italia posso dire con assoluta certezza che il software “perfetto” e cucito su misura rispetto alle esigenze del singolo studio non esiste.

Esistono prodotti strutturalmente pensati e costruiti meglio di altri, con un panorama di offerte, pacchetti, moduli aggiuntivi più o meno ampi, ma parliamo sempre di software creati per il mainstream con lo scopo di soddisfare il maggior numero di utenti. Prima di tutto è importante capire che, spesso e volentieri, nella scelta del software che meglio di avvicina alle esigenze dello studio, c’è una vera e propria mancanza su quali siano queste esigenze.

Questa situazione è data dal fatto che, soprattutto nei primi approcci, si passa da una condizione in cui gli elementi da monitorare erano minori. Questo è dato anche dal fatto che creare una struttura per poterli monitorare, soprattutto quando si lavora ancora con il cartaceo o similari, diventa veramente un’impresa.

Chiaramente questo non avviene nel momento in cui ci si dota di un gestionale che collega in automatico tutta una serie di dati per una migliore lettura dell’andamento dello studio.

Spesso mi viene chiesto un suggerimento su quale gestionale acquistare. La mia prima domanda è sempre la stessa: di cosa hai bisogno? Cosa vuoi che faccia per te?

Partiamo dal presupposto che l’agenda, la possibilità di generare i preventivi, emettere fatture e altri elementi sono la base. E’ anche vero che se si è all’inizio forse si ha bisogno solo degli elementi base. A parte questo la valutazione sul gestionale non dovrebbe essere fatta solo sugli elementi di base.

Capire anzitutto la propria situazione iniziale per scegliere il corretto gestionale. Esistono almeno tre tipologie di struttura o studio che si approccia al gestionale:

• primo approccio, ex cartaceo,
• medi, che già hanno avuto almeno un’esperienza consolidata con un programma,
• avanzati, che utilizzano il gestionale in maniera pervasiva in tutte le attività dello studio.

Comprendere dove ci si colloca è il primo passaggio per capire dove puoi direzionare il tuo acquisto.Il mio consiglio, soprattutto se si è nella fase di primo approccio è quello di partire dalle basi e poi, una volta presa dimestichezza con quelle, andare ad incrementare con altri elementi presenti ma ancora troppo avanzati (statistiche) o acquistare moduli aggiuntivi come automation marketing, statistiche avanzate, etc.

Tuttavia, molti Studi odontoiatrici non hanno idea di cosa scegliere.

• In cloud o programma installato?
• Con collegamenti ai radiografici?
• Con cartelle specifiche per i trattamenti ortodontici?
• Con possibilità di caricare e gestire il magazzino?
• Particolarmente attento agli aspetti contabili?

Oltre alle decine di aspetti ed elementi che solitamente vengono presi in considerazione quello che consiglio è prestare attenzione a questi tre fattori che solitamente vengono presi sottogamba o non analizzati: l’usabilità, l’interfaccia e l’assistenza.

• Usabilità: facilità d’uso. Serve a poco avere un super gestionale se poi è difficile da usare.

• Interfaccia: richiedere diverse demo e investire qualche minuto nel capire se ci si trova o meno a proprio agio nell’uso. Il gestionale deve essere facile da usare.

• Assistenza: è una caratteristica che spesso non viene presa in considerazione ma fa veramente tutta la differenza del mondo. Specialmente nella prima fase di start up, quando il gestionale è nuovo, avere delle persone disponibili e attente al servizio clienti non ti farà rimpiangere il prezzo pagato.

Sono molti gli studi che nel corso della loro vita sono passati da un gestionale all’altro. Ma il consiglio di partire piano è sempre valido, però guardando sempre al futuro; la domanda che mi farei è: “nel caso lo studio si espanda, il gestionale che sto scegliendo mi potrebbe supportare in questa crescita?” Rispondere a questo quesito è fondamentale per evitare stressanti cambi di interfaccia che spesso causano anche perdita di efficienza nell’archiviazione di dati vitali per lo studio dentistico, oltre che di tempo.

Abbiamo chiesto anche a Paola Angelici, Clinical Manager, il suo parere su quali siano secondo lei le caratteristiche fondamentali da valutare quando si prende in considerazione l’adozione di un software di gestione e di fornirci alcuni spunti sull’impatto che l’introduzione del gestionale comporta per lo studio. 

“Quando si pensa all’acquisto di un software odontoiatrico ci sono delle caratteristiche imprescindibili che vanno valutate, la facilità di utilizzo da parte dei vari operatori di studio, la razionalizzazione dei flussi e dei costi legati all’attività produttiva sono indispensabili ma la vera differenza è data da quei plus che aiutano la fidelizzazione dei pazienti facilitando la gestione del rapporto con il clinico, infatti alcuni forniscono una interfaccia su mobile con cui è possibile monitorare e richiedere appuntamenti, controllare la situazione contabile (acconti, saldi etc) o visionare video esplicativi sulle singole terapie, altri forniscono un servizio di messaggistica integrato via SMS o WhatsApp con cui rimanere in contatto.

Un altro aspetto, a mio avviso estremamente importante, è dato dalla possibilità di integrare nel software gestionale l’immagine coordinata dello studio, declinandola anche all’interno di tutte le comunicazione/documenti che vengono rilasciati al paziente. Uno su tutti il preventivo che deve avere un layout grafico accattivante ma nello stesso tempo intuitivo che aiuti a comprendere le terapie e ne faciliti la vendita.

Ultimo ma non meno importante è la capacità di gestire ed analizzare i diversi canali di provenienza dei pazienti (sito web, social, cartellonistica, radio o passaparola) per poter investire le risorse economiche dello studio in attività di marketing proficue.”. 

Conclusioni

Al netto dei punti di forza di ogni software gestionale, disegnato su profili ed esigenze che, per quanto ampie e smart, ricalcano solo alcuni modelli di struttura odontoiatrica, è importante riconoscere oggettivamente le proprie necessità e tenere in conto le proprie aspettative di crescita, in modo da orientare la scelta sul tipo di programma più adatto a quanto rilevato da una analisi interna, piuttosto che concentrarsi solo su alcuni aspetti che, per quanto centrali, non possono essere per tutti quanti gli stessi.