Il Controllo di Gestione: il tassello mancante nel successo del tuo Studio Odontoiatrico

La Rivoluzione Silenziosa nel Mondo Odontoiatrico

In un mercato sempre più competitivo come quello odontoiatrico, in cui il margine d’errore è molto ridotto e non perdona ingenuità di tipo economico-finanziario, lo studio odontoiatrico non è più solo un luogo di cura, ma un’entità aziendale complessa che richiede una gestione oculata. In questo contesto è indispensabile per dentisti e odontoiatri comprendere che il Controllo Di Gestione è uno strumento determinante per trasformare lo studio dentistico in un’impresa di successo: capace di adattarsi velocemente a contesti sempre più sfidanti. Ma cosa significa realmente Controllo Di Gestione? Approfondiamolo in questo articolo!

Mappatura e Processi: La Chiave per l’Efficacia

Partiamo dalle basi. Il Controllo Di Gestione è il processo di back office secondo per importanza forse solo al Marketing, il quale racchiude la strategia di posizionamento e le azioni per l’acquisizione di nuove fette di mercato. Il Controllo Di Gestione ha però un obiettivo complementare a quello del marketing che si occupa della crescita diretta dello studio odontoiatrico, cioè il raggiungimento e il mantenimento nel tempo dell’equilibrio economico, finanziario e fiscale.

Controllo di Gestione: il cuore dell’organizzazione del tuo studio

Ovviamente anche gli altri processi, come la gestione della supply chain, ovvero del network di fornitori (risorse, servizi e tecnologie) o la gestione delle risorse umane e dei collaboratori, per citarne due, hanno un impatto non trascurabile sull’ andamento dello studio dentistico e sulla qualità delle prestazioni. Tuttavia, lasciare i vari processi interni allo studio senza un monitoraggio continuo basato su dati oggettivi aumenta il rischio di difficoltà. Soprattutto nell’ambito economico/finanziario. Ecco perché l’odontoiatra non può ignorare l’importanza del Controllo Di Gestione.

Perfezionamento continuo: il segreto è capitalizzare gli errori

Come è facile comprendere tutti questi processi vanno tenuti sotto controllo e gestiti attraverso un protocollo specifico e concreto: un modello iterativo – cioè che continua a ripetersi in un percorso di continuo perfezionamento – conosciuto come Ciclo di Deming.

Il concetto di Ciclo di Deming può sembrare complesso, ma in verità vedrai come, in concreto, il processo che guida un Controllo di Gestione consapevole di uno studio odontoiatrico di qualsiasi dimensione non è poi così distante dalla pratica clinica giornaliera. Passa per previsioni, azioni, analisi dei dati e azioni correttive rivolte al miglioramento step by step. Una pratica continuativa che ricorda molto da vicino il metodo per tentativi ed errori di Popper.

Cos’è il ciclo di Deming e come si traduce nella realtà dello Studio odontoiatrico?

Come anticipato prima il ciclo di Deming è un modello iterativo: è importante tenere a mente questo aggettivo perché proprio in questo sta la sua efficacia, ovvero nella ripetitività. In estrema sintesi il ciclo di Deming parte dalla creazione di obiettivi (che nella loro primissima stesura non sono “figli” della concretezza) che poi man mano si cerca di mettere in pratica.

Scontrandosi con i fattori e situazioni concrete che creano uno scarto tra obiettivi iniziali e risultato ottenuto, in seguito si individuano le cause del mancato successo, andando poi ad agire e apportando delle azioni correttive.

Gestire rinegoziando obiettivi iniziali troppo ambiziosi

Soprattutto all’inizio, il ciclo di Deming potrà anche mettere in evidenza scollamenti significativi tra pianificazione e realtà. In questi casi, anche ridefinire gli obiettivi fissati in un primo momento per la crescita del tuo studio odontoiatrico, sostituendoli con altri più raggiungibili sarà un’azione correttiva efficace: una minore tensione verso le performance consentirà anche di porre basi solide per il raggiungimento di un pieno equilibrio economico finanziario.

Studio dentistico di successo? Il frutto della costanza.

Questa attività di analisi continua dell’operatività generale dello studio è rivolta ad una logica del miglioramento continuo che ad un certo punto si stabilizzerà introducendo sempre meno cambiamenti macro, ma andando poi a concentrarsi sul micro. Vediamo come funziona nel dettaglio e perché per un Controllo di Gestione efficace il ciclo di Deming è lo schema ideale per avere successo in un mercato iper-competitivo come quello del dentale!

Le fasi del Ciclo di Deming. PLAN, DO, CHECK, ACT: La Formula del Successo

Questo modello, applicato nella gestione dello studio, garantisce una implementazione costante nel tempo. Vediamo ora le fasi più nello specifico applicate alla realtà degli studi dentistici. 

STEP 1 – PLAN: è la fase in cui poniamo degli obiettivi come ad esempio: il valore delle prestazioni da conseguire in un arco di tempo per ogni branca dello studio dentistico o il raggiungimento di un volume specifico di prestazioni in un arco di tempo definito, o ipotizzare dei volumi di incasso.  Avremo quindi tutta una serie di obiettivi che saranno espressi in volumi o dati numerici. 

STEP 2 – DO: è quello step in cui si prova a mettere in atto tutto quello che si può fare per raggiungere gli obiettivi di natura economica, finanziaria e fiscale. In questa fase entriamo in contatto con le scollature tra obiettivi pianificati e risultati ottenuti che influenzano il risultato economico: come l’applicazione non pianificata di sconti, dilazioni di pagamenti imprevisti, preventivi rimasti in sospeso etc.

• L’INSERIMENTO DI DATI: dalla costanza con cui vengono inseriti alla completezza del dato stesso, è importante comprendere che la qualità delle informazioni immesse ha un impatto reale sull’intero processo di perfezionamento del Controllo di Gestione dello studio. 

Ecco perché oltre a introdurre dati relativi ai trattamenti, alla loro durata, ad eventuali peculiarità dei casi, è fondamentale riportare anche informazioni relative ai pagamenti e molto altro. Informazioni fatte di una mole di dati molto specifici che contribuiranno a rendere il ciclo di Deming efficace per il mantenimento di un equilibrio economico, finanziario e fiscale. 

• ANALISI DEI DATI: non è detto che i numeri siano corretti per via di errori, fattori contingenti, etc. Una volta accertato che i dati sono esatti è possibile avere una base realistica per prendere delle decisioni strategiche. 

ESEMPIO:

Se il numero delle prime visite è inferiore a quanto stimato in un dato periodo dell’esercizio, andrò a intervenire sul marketing per incrementare la visibilità per il target di riferimento. 

STEP 3 – CHECK: andiamo a misurare lo scarto tra quanto pianificato e quanto realizzato. I dati e i report prodotti aiuteranno a “leggere” la situazione dell’esercizio in corso e adottare delle azioni correttive dello step successivo.

STEP 4 – ACT : le azioni correttive possono spaziare dalla ridefinizione degli obiettivi iniziali, all’implementazione delle competenze del personale e dei collaboratori o al miglioramento della comunicazione con il paziente. Le ipotesi possono essere infinite. Ogni studio dentistico è diverso. 

Ponderate le aree di miglioramento non resta che applicare la strategia di perfettibilità dello studio e non fermarsi ai primi miglioramenti. Come detto il Ciclo di Deming ha un punto di inizio, ma non può mai davvero considerarsi concluso.  

Le risorse in ingresso del Controllo di Gestione

Il Controllo di Gestione è un processo che si nutre di input o risorse in ingresso. Vediamo alcune tra le principali di cui spesso si ignora l’impatto in termini reali di equilibrio: 

• Il rispetto della normativa e degli obblighi che ne derivano;
• L’uso di un gestionale che renda la raccolta dati corretta, sistematica, semplice ed esatta;
• Le risorse umane: avere un numero di persone adeguato che siano formate in modo da eseguire il loro compito al meglio;
• I contratti sottoscritti: con i collaboratori, con i fornitori di servizi, di marketing, assicurativi etc. Consentono di avere un’esatta idea dell’impatto degli impegni che sono stati presi dallo studio dentistico nel tempo;

Conclusioni

A questo punto dovrebbe essere chiaro che il Controllo di Gestione di uno studio dentistico non è qualcosa che può essere lasciato al caso, ma è un ambito che può decretare il successo della tua impresa odontoiatrica. Ignorarlo può portare a inefficienze, problemi finanziari e, in ultima analisi, all’insoddisfazione dei pazienti. Investire tempo e risorse nel controllo di gestione significa garantire un futuro prospero e sostenibile per il tuo studio odontoiatrico. D’altro canto, abbracciarlo porterà un miglioramento della qualità e dell’efficienza dei processi, alla riduzione di rischi ed errori, a raggiungere un grado più elevato di soddisfazione del paziente, aumenterà la competitività aziendale. 

Il Ciclo di Deming è ampiamente riconosciuto per il suo approccio pragmatico e strutturato al problem solving e al miglioramento continuo, rendendolo uno strumento essenziale nella gestione della qualità.

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